Vägen fram till genomförandet av en kongress eller ett evenemang kan ibland upplevas som lång och krånglig. För att underlätta för dig som arrangör har vi skapat en liten guide, eller checklista, som hjälp och stöd för att komma igång med planeringen.
Med hjälp av guiden kan du på ett enkelt sätt få en överblick av de olika stegen och momenten som är viktiga att fånga upp längs vägen. Förutom guiden så kan du som arrangör alltid vända dig till oss på Gävle Convention Bureau för bland annat kostnadsfri rådgivning och samordning av myndighetskontakter. Du kan också ta hjälp av kongress- och eventbyråer inför och under ditt arrangemang, tänk då på att ta höjd för det i din budget.
- Projektgrupp, plats och datum
-
- Utse en projektledare/projektgrupp och ansvarsområden.
- Upprätta en tidsplan
- Formulera ett gemensamt mål och syfte med kongressen/evenemanget:
- Enas om en känsla, ett kärnvärde och eventuellt tema
- Välj och besluta om datum för kongressen/evenemanget.
- Säkerställ att datumet inte krockar med konkurrerande kongresser/evenemang.
- Besluta om var evenemanget ska hållas och var eventuella gäster ska bo.
- Kontrollera kapacitet och tillgänglighet.
- Gör en preliminär bokning/bokningar och kontrollera bokningsvillkor.
- Tillstånd
-
Se över vilka tillstånd du behöver för att arrangera. Exempel på dessa kan vara servering, alkohol, platsupplåtelse, polis osv. För att erhålla tillstånd behöver du troligen göra upp en plan för några eller flera av punkterna nedan:
- Brand, sjukvård, sopor, ljudnivå, toaletter
- El, vatten, sophantering
- Buller/ljud – läs mer om rekommendationer i Gävle kommun
- Blåljus (framkomlighet, säkerhet, information)
- Tillfällig övernattning i kommunala lokaler
- Omledning av trafik, parkering, avspärrningar
- Skyltning
Rådgör med Gävle Convention Bureau om du är osäker på vilka tillstånd just ditt arrangemang kräver.
- Ekonomi och budget
-
- Formulera kriterier och kravställningar för potentiella samarbetspartners
- Begär in offerter
- Upprätta en budget med ramar och estimerade belopp för;
- Intäkter – anmälningsavgifter, sponsorer, utställare etc.
- Utgifter – lokalhyra, måltider, transporter, föreläsare etc.
- Undersök övriga finansieringsmöjligheter och stöd. Rådgör med Gävle Convention Bureau så hjälper vi dig vidare.
- Innehåll och marknadsföring
-
- Utforma upplägget/schemat för kongressen/evenemanget med hänsyn till innehåll/aktiviteter, pauser, nätverkande, måltider osv.
- Boka upp moderator/konferencier, föreläsare, artister/underhållning, funktionärer/volontärer osv.
- Om "slutet" evenemang: Gör en plan för inbjudan samt tidsplan för anmälningar
- Om "öppet" evenemang: Upprätta en marknadsföringsplan.
- Förbered en enkät för uppföljning och utvärdering
I kanaler tillhörande Visit Gävle kan du marknadsföra ditt evenemang kostnadsfritt. Läs mer här: Synas hos oss?
- Hållbarhet och avtryck
-
Hur får vi deltagarna att agera mer hållbart före, under och efter genomförandet, och vilka långsiktiga effekter kan vi uppnå med mötet/evenemanget i Gävle?
Några handfasta tips:
- Informera och utbilda personal och funktionärer om hållbarhetsmålen
- Se över tillgänglighet för alla, t.ex. hörslingor, rullstolsramper och specialkost
- Informera utställare om sopsortering och återvinning
- Minimera papper och utskrifter och maximera digitala kanaler
- Undvik engångsmaterial och miljöfarlig plast
- Tillämpa återbruk där så är möjligt
- Planerar du gåvor till deltagare eller talare, skänk gärna till välgörenhet eller lokala samhällsprojekt
- Minimera transporter och anpassa program till kollektiva transportmedel
- Välj anläggningar och hotell som aktivt arbetar för hållbarhet och ställ krav
- Överväg närproducerat, vegetariskt och måltider och menyer efter säsong
- Välj kranvatten framför flaskvatten
- Minimera matsvinn och få överbliven mat bortskänkt
- Ta hänsyn till mångfald och jämlikhet när du planerar innehåll och program
Klicka på länkarna nedan för att se några exempel på hur man kan jobba med hållbarhet under, före och efter sitt evenemang.
Hållbarhet under Gävlebockens invigning
Festivalen Hudikkalaset är helt batteridriven (SVT Nyheter Gävleborg)
No Emission Race (Gefle Segelsällskap)
Det är viktigt att tänka på vilka långsiktigt hållbara effekter man kan skapa genom sin kongress eller sitt evenemang. Är det möjligt att få fler medlemmar till sin förening/organisation/idrottsklubb? Skapar det publicitet kring viktiga frågor? Åstadkoms andra bestående avtryck med hjälp av kongressen/evenemanget?
Dessa effekter kallas med ett annat ord för ”legacy” och går bland annat att läsa om på sidan evenemangslegacy.se som tagits fram av Riksidrottsförbundet. På vår filmbank hittar du också intervjuer med lokala värdar som berättar hur deras arrangemang påverkat dem som organisation.
